一、雲林縣斗六市公所（以下簡稱本所）為落實文書流程管理，提升公文品質及行政效率，特依據行政院頒「文書處理手冊」、「文書流程管理手冊」規定，訂定本要點。
二、本所各類公文處理時限：
（一）一般公文：
1.最速件：一日。
2.速 件：三日。
3.普通件：六日。
（二）限期公文：
1.文內如有二個限辦日期，以最後時間之限辦日期為限辦日期。
2.收文時已逾文中所訂期限者，該文得視為普通件但仍應儘速辦理。
3.變更來文所定期限者，須聯繫來文機關確認同意並簽奉單位主管核定後，通知總收發人員變更處理時限。
（三）陳情案件：
1.人民陳情:10天
2.人民申請:10天
3.證明申請書:21天
4.申報書:30天
（四）專案管制案件：依市長批准之時限辦理，並須訂定作業時程計畫及預定完成時間。
（五）特殊案件：由權責單位訂定管制規定陳請市長核定後自行列管，按月陳報案件執行進度並副知行政室。
（六）訴願案件：依「訴願法」之規定辦理。
（七）會議紀錄及出席會議報告除有特殊情形外，應於會議完畢後二日內簽陳。
（八）民意代表質詢案件：應依限辦結，不得辦理展期。
三、各單位受會公文之時限：
（一）最速件：一小時
（二）速 件：二小時
（三）普通件：四小時
四、展期：承辦人員因公文案情複雜、費時或其他特殊因素無法於處理期限前完成者，應依下列規定辦理展期：
（一）十日以內：承辦人員應報請單位主管核准，並自行列管與稽催，展期以二次為限，每次不得逾十日，並由承辦單位列管與稽催。
（二）廿一日至三十日：應簽經主任秘書核准後，通知行政室更新預定完成期限，並由行政室列管與稽催。
（三）三十日以上：應由市長核定，並由行政室列管與稽催。
五、專案管制規定：
（一）凡涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三十日以上方可辦結之複雜案件，得申請為專案管制案件。
（二）申請為專案管制案件，應填具「專案管制案件申請單」（如附表一）敘明辦理事項等作業期限及預定完成期限，由單位主管審核，簽會行政室，經市長核准後列入管制。
（三）人民陳情案件、訴願案件及民意代表質詢案件不得申請改為專案管制案件。
（四）專案管制案件申請單應併同公文陳核，附於文案卷歸檔，同時影印二份，一份併公文影本送行政室登錄列管；另一份由單位自行留存，以備查考。
六、公文改分：
（一）業務單位收到非該單位應辦公文時，應立即改分，若於次日改分應填具公文改分
單（如附表二），敍明原因經單位主管核閱後，立即送行政室總收發辦理改分，
不得留置，逾時者視為延誤情形，予以口頭警告或簽請處分。
（二）為落實本所「不二次改分」規定，受移單位對於前開改分公文如有意見，應立即
填具公文提陳單（如附表三），敘明理由經單位主管核閱後，陳請主任秘書裁定
承辦單位，經裁定後不得再有異議。公文改分至遲應於收文次日確定主辦單位。
（三）時效統計以原登錄總收文日期為準。
七、作業管制與清查：
（一）作業管制：公文處理過程中收文、分文、承辦、會稿、核稿、決行、繕校、監印、發文、歸檔等全部流程，均納入資訊系統作業管制；文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置簽章，並註明時間，以明責任。
（二）清查
行政室：每月負責清查各單位未歸檔公文辦理情形，檢查有無延誤、漏失情事，提供檢討改進。
八、各級人員權責劃分：
（一）單位主管：
1.在權責內核准展期案件，對單位逾期案件未辦展期者，應即督促承辦人員，並予告誡。
2.落實執行職務代理制度，督促代理人確實於期限內辦妥應代辦公文，避免積壓公文。
3.屬員職務異動時，應清查其所承辦之公文，督促辦理並確實移交，如疏於督查致有延誤時，亦應負責。
（二）承辦人員：
1.對於承辦之公文，應注意時效（未能於限辦日期前辦結應辦理展期），於陳核、送會時，主動追蹤進度，必要時親自持會。
2.於請假或公差時，職務代理人應代為處理公文，以免積壓延誤時效。
3.收到非屬本單位業務之公文時，應立即改分，若於次日改分應填具公文改分單，送總收文人員改分。
（三）單位傳遞人員：
應告知傳遞人員隨時傳送公文，不得留置。
（四）行政室稽催人員：
1.每週列印一次各單位逾期未結案件檢查週報表（如附表四），送承辦人員辦理清查、展期或催辦。
2.辦理專案管制案件之列管。
3.行政室每月彙整前月收文六日內未辦結且未辦理展期手續，或雖曾辦理展期但於展期期滿仍未辦結者，填報「逾期處理公文統計報表」（如附表五）陳核。
4.彙整統計本所各單位每月公文處理時效表陳核。
九、各類公文處理時限之計算標準，依行政院編定之「文書處理手冊」及「文書流程管理手冊」之規定辦理。
十、查考：
（一）定期：
1.每日：各單位主管對所屬人員，每日查考公文處理事宜。
2.每週：行政室稽催人員應檢查有無逾期未結案件情事。
3.每月：行政室彙整前月對逾期處理案件，填報「逾期處理公文統計報表」陳核。
（二）不定期：
行政室視業務需要，抽查各單位之公文。
十一、懲處：
基於文書流程管理為各層級人員基本職責，各單位承（會）辦公文，逾限情形嚴重，經調查屬實者，依下列規定議處：
（一）逾限未滿七日者，由單位主管予以告誡。
（二）逾限七日以上，未滿十四日者，申誡壹次。
（三）逾限十四日以上，未滿廿一日者，申誡貳次。
（四）逾限廿一日以上者，記過壹次。
（五）其他因懈怠職務、執行職務疏失致生不良後果等者，將依「雲林縣政府及所屬各機關公務人員平時獎懲標準表」相關規定辦理懲處。（如附表六）
十二、本要點提經本所市務會議審議通過後實施，修正時亦同。