公務機密維護宣導-淺談採購業務之保密規定
壹、前言 採購乃政府機關推動業務之必要工作，而為維護公共利益及公平 合理之原則，我國在政府採購法及施行細則等相關法令中設有所謂的 保密義務，主要目的在避免採購人員以及代辦採購廠商，因職務關係 或機會使特定廠商獲取不正利益，以致影響採購之公正性。由於現行 規定及函釋龐雜，相關人員很容易因一時失察以致洩密，甚至遭到行 政或刑事責任之追究。有鑑於此，本文特歸納相關規定，俾供各界參 考。
貳、相關保密義務 為落實保密義務，採購人員倫理準則在第７條定有採購人員不得 有之行為，其中第７款「洩漏應保守秘密之採購資訊」係原則性之規 定。而上述應予保密之範圍，則於政府採購法及施行細則等法令有所 明定。此外，相關法令對於代辦採購廠商、評選、協商、工程施工查 核以及稽核等相關人員，亦設有保密規定，顯見其適用對象非常廣 泛。下列的採購資訊或資料屬於保密範圍： 一、 招標文件〈政府採購法第 34 條第１、２及４款〉 二、 廠商資料〈採購評選委員會審議規則第 13 條第１項〉 三、 底價資料〈政府採購法第 34 條第３項、政府採購法施行細則第 75 條〉 四、 協商措施內容〈政府採購法第 57 條第１款〉 五、 評選資料 由於評選攸關採購品質，因此從委員名單、會議紀錄、評分以及 工作小組成員等，均定有保密規定 六、 採購稽核資料〈採購稽核小組作業規則第４條第５、６款〉 稽核委員辦理稽核監督，應公正行使職權，不得有洩漏應保密之 稽核監督所獲資訊或資料，洩漏應保密之稽核監督時間、地點及 對象等情形。 七、 工程施工查核資料〈工程施工查核小組作業辦法第 13 條第４、 ５款〉 2 查核委員辦理查核時，應公正執行職權，不得有洩漏應保密之查 核時間、地點及對象，洩漏因查核所獲應保密之資訊或資料等情 形。 八、 代辦採購廠商所悉採購資料〈政府採購法第 89 條〉
參、保密作為 由上可知，在採購過程中，對於特定資料必須以密件方式處理， 而相關處理方式，則應依文書處理手冊中關於文書保密之規定辦理。 舉例來說，機關在成立採購評選委員會之前，評選委員建議名單簽報 機關首長或其授權人員核定時，簽辦公文應註明為密件，並置於密件 專用封套內，必要時，由承辦人以親持密件處理。 其後，如發函予派兼或聘兼採購評選委員會委員，全體評選委員 名單若不於招標文件中公開者，則應以密件方式對各委員分繕發文。 機關如將廠商投標文件於評選前函送評選委員審閱，或函知開會通知 單及會議紀錄等資料，亦應以密件方式分繕發函，並載明評選委員對 於廠商投標之文件內容及所知悉之資訊應予保密，不得挪作他用或和 廠商私下接洽與該採購案有關之事務。
四、結語 由上可知，在採購過程中，對於特定資料必須以密件方式處理， 而相關處理方式，則應依文書處理手冊中關於文書保密之規定辦理。 舉例來說，機關在成立採購評選委員會之前，評選委員建議名單簽報 機關首長或其授權人員核定時，簽辦公文應註明為密件，並置於密件 專用封套內，必要時，由承辦人以親持密件處理。
資料來源：摘錄自清流月刊 100 年一月號及二月號