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公務機密維護宣導─機密文書管理常見違失及建議事項110.10.01

1、公文處理作業不周延:未設置查調閱檔案資料登記簿、未有專人 負責管理公文收發保管、檔案借調尚未使用電腦線上申請調案紀 錄表、檔案調卷登記簿調閱日期未填寫年月日。

2、機密文書未設置專櫃保管或未上鎖:機密文書僅以專卷保管,未 以專櫃保存、機密文書未收妥。

3、機密文書未定期辦理清查作業:機密文書未定期辦理檢討清查, 俾進行機密等級變更或註銷及後續銷毀作業。

 4、檔案資料室進出管制不周延:進出檔案室未落實管制措施、檔案 存放或非對外公開之處所因與民眾洽公地點相鄰,未張貼警告標 語,恐有民眾誤入。

5、廢棄之機敏性文件未徹底銷毀:未依規定銷毀設有個資之文件。

6、其他:機關同仁調閱公文檔案後,擅改已歸檔公文內容。

※建議事項:

1、公文收發保管應有專人負責管理:定期辦理機密文書清查,逾期 檔案銷毀應注意密件公文有無依規定先行辦理機密等級變更或註銷。

2、廢棄機敏資料應澈底銷毀,不可當回收紙再利用,並以宣導方式 強化同仁對於一般廢棄公文、稿紙及影印紙之使用管理觀念;另 公文應置專櫃保管收妥,避免置於隨手可取之處。

3、檔案資料室應管制人員進出,調閱檔案應設置登記簿俾利追蹤管 制,並應加強注意歸檔文件之塗改,避免同仁調閱公文檔案後, 擅改已歸檔公文內容之情事發生。